1. Amaç
Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasının (“Politika”) amacı Wellpoint Şirketler Grubununn (“Wellpoint”) Wellpoint İş Etiği Kurallarında da yer alan rüşvet ve yolsuzluk karşıtı politikalarının ortaya konulmasıdır.
2. Kapsam
Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikası;
Tüm Wellpoint çalışanlarını, mal ve hizmet aldığımız firmaları ve çalışanlarını, tedarikçi, danışmanlar, avukatlar, dış denetçiler de dahil olmak üzere Wellpoint adına görev yapan kişi ve kuruluşları (iş ortakları) kapsamaktadır.
Bu Politika; Wellpoint Yönetim Kurulu Başkanı(“YKB”) tarafından onaylanmış ve kamuya açıklanmış Kurumsal Yönetim İlkeleri’nin ve Wellpoint İş Etiği Kurallarının, Birleşmiş Milletler’in Küresel İlkeler Sözleşmesi’ne katılarak uymayı taahhüt ettiğimiz ilkelerin ve İnsan Kaynakları Uygulamaları’nın ayrılmaz bir parçasıdır.
3. Tanımlar
Yolsuzluk, bulunulan konum nedeniyle sahip olunan yetkinin doğrudan veya dolaylı olarak her nevi kazanç sağlama amacıyla kötüye kullanılmasıdır.
Rüşvet ise bir kişinin, görevinin ifası ile ilgili bir işi yapması, yaptırması, yapmaması, hızlandırması, yavaşlatması amacıyla doğrudan veya aracılar vasıtasıyla, menfaat temin, teklif veya vaat edilmesi; talep veya kabul edilmesi; bunlara aracılık edilmesi gibi yollarla görevinin gereklerine aykırı davranması için bir başka kişiyle vardığı anlaşma çerçevesinde kendisine veya bunu talep eden tarafa veya bu ilişki dolayısıyla bir başkasına çıkar sağlamasıdır.
Rüşvet ve yolsuzluk pek çok farklı şekilde gerçekleştirilebilir, bunlar arasında:
· Nakit ödemeler,
· Siyasi ya da diğer bağışlar,
· Komisyon,
· Sosyal haklar,
· Hediye, ağırlama,
· Diğer menfaatler sayılabilir.
4. Görev ve Sorumluluklar
Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasının uygulanması ve güncellenmesi YKB’nin yetki, görev ve sorumluluğundadır. Bu çerçevede;
Tüm Wellpoint çalışanları,
· Yönetim Kurulu’nca belirlenen politikalara uyum sağlamak,
· Kendi faaliyet alanları ile ilgili risklerin etkin şekilde yönetmek,
· İlgili yasal düzenlemelere ve Wellpoint uygulamalarına uyumlu bir şekilde çalışmak,
Politika’ya aykırı bir davranış, faaliyet ya da uygulama ile karşılaşılması durumunda Etik Kurul’a bildirmek ile sorumludur.
5. Mal ve Hizmet Alınan ve Satılan Firmalar ve İş Ortakları
Mal ve hizmet alınan ve satılan firmaların ve iş ortaklarının, Politika esaslarına ve ilgili diğer yasal düzenlemelere uyum sağlaması zorunludur ve bunlara uymayan kişi ve kuruluşlar ile çalışmalar sonlandırılır.
5.1 Firma ve İş Ortaklarının Seçimi
Üst düzey yönetimce, mal ve hizmet alınan ve satılan firmaların ve iş ortaklarının seçimi aşamasında tecrübe, mali performans, teknik yeterlilik gibi kriterleri ile birlikte etik düzeyleri ve bu alanda olumlu bir geçmişe sahip olmaları da dikkate alınır. Rüşvet veya yolsuzlukla ilgili olumsuz istihbaratı olan firma ya da iş ortaklarıyla, diğer kriterleri karşılasalar bile çalışılmaz. Bu kapsamda herhangi bir iş ilişkisine girmeden önce gerekli araştırma ve değerlendirmelerin yapılması sorumluluğu öncelikle üst düzey yönetimdedir. Denetim Bölümü denetimlerinde söz konusu hususlara uygun davranılıp davranılmadığını değerlendirir.
5.2 Firma ve İş Ortakları İle Anlaşma Sağlanması
Olumlu istihbaratı olan ve diğer kriterleri karşılayan firma ve iş ortaklarıyla yapılacak anlaşma ve sözleşmelerde;
Politikada belirtilen esaslara ve ilgili diğer düzenlemelere tam uyum sağlanması,
Çalışanlarının bu esasları özümsemesi ve buna uygun davranması,
Belirli periyotlarla çalışanlarının Politika ile ilgili eğitimler almalarının sağlanması,
Çalışanlarına bildirim yükümlülükleri ile ilgili düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarını teşvik etmesi ile ilgili şartlara yer verilir. Bunlara uyulmaması ya da Politika’ya aykırı bir durum oluşması durumunda çalışmanın ve yürürlükteki sözleşmelerin haklı sebeple sonlandırılacağına ilişkin hükümlere yer verilir.
6. Politika ve Prosedürlerimiz
6.1 Rüşvet ve Yolsuzluk
Wellpoint her türlü rüşvet ve yolsuzluğun karşısındadır. Amacı ne olursa olsun rüşvet alınması ya da verilmesi kesinlikle kabul edilemez.
Rüşvet veya yolsuzluk aracılığıyla Wellpoint ile iş yapmak isteyen 3. taraflarla iş ilişkisinin devam ettirilmemesi gerekmektedir.
6.2 Hediye
Hediye, maddi bir ödeme gerektirmeyen ve genelde iş ilişkisinde bulunulan kişiler ya da müşteriler tarafından teşekkür ya da ticari nezaket icabı verilen bir üründür.
Wellpoint tarafından üçüncü şahıslara teklif edilen ya da verilen her türlü hediye alenen, iyi niyetle ve koşulsuz olarak teklif edilmelidir. Bu kapsamda verilebilecek hediyeler ve bunların kayıt altına alınması ile ilgili esaslar Wellpoint İş Etiği Kuralları’nda yer alan Hediye Kabul Etme ve Verme Politikasında yazılı hale getirilmiştir.
Hediyenin kabul edilebilmesi için de aynı prensipler geçerlidir ve bu prensiplerde yer verilen maddi değeri yüksek olmayan, sembolik hediyelerin dışında kesinlikle hediye kabul edilmemelidir. Ayrıca, bu kapsamda olsa bile hediye kabulünün sıklık arz etmemesi, kabul edilen hediyelerle ilgili kabul eden tarafından ilk amiri kanalıyla şirket üst yönetimine bildirimde bulunulması gerekmektedir.
6.3 Kolaylaştırma Ödemeleri
Bu Politikanın kapsamında yer alan kişi ve kuruluşların, devlet kurumları ile rutin bir işlemi ya da süreci (izin ve ruhsat almak, belge temin etmek, vb.) güvenceye almak ya da hızlandırmak için kolaylaştırma ödemeleri teklif edilmez.
6.4 Bağışlar
Wellpoint’in tabi olduğu Türk Ticaret Kanunu ve ilgili mevzuat ile bağış ve yardımlara bazı yasal sınırlamalar getirilmiştir.
Wellpoint, çalışanlarının işlerinden bağımsız olarak kendi topladıkları tutarlarla hayır kurumlarını desteklemeleri durumunda Wellpoint İş Etiği Kuralları’nda yer alan prensipler geçerlidir.
7. Hatasız Kayıt Tutma
Wellpoint muhasebe ve kayıt sistemi ile ilgili uymak zorunda olduğu hususlar yasal düzenlemeler, ile düzenlenmiştir. Buna göre;
Üçüncü şahıslarla (müşteriler, tedarikçiler, vb.) ilişkilere ait her türlü hesap, fatura ve belgenin, eksiksiz, kesin ve doğruluğuna güvenilir şekilde kayda geçirilmesi ve muhafaza edilmesi, herhangi bir işleme ilişkin muhasebe ya da benzer ticari kayıtlar üzerinde tahrifat yapılmaması ve gerçeklerin saptırılmaması gerekmektedir.
8. Eğitim ve İletişim
Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası, Wellpoint çalışanlarına duyurulmuş ve web sitesi aracılığıyla da sürekli ve kolaylıkla erişilebilir durumdadır
Eğitimler, çalışanların farkındalığının artırılması için önemli bir enstrümandır. Bu kapsamda tüm çalışanların katılımının zorunlu olduğu eğitim programları düzenli olarak hayata geçirilir.
9. Politika İhlallerinin Bildirimi
Bir çalışan ya da Wellpoint hareket eden bir kişinin işbu politikaya aykırı hareket ettiği yönünde görüş ya da şüphe varsa, Wellpoint Yönetim Kurulu Başkanı tarafından atanmış Etik Kurul üyelerine iletilmelidir. Wellpoint İş Etiği Kuralları ile ilgili hususlar belirli periyotlarla Wellpoint çalışanlarına hatırlatılmaktadır.
Wellpoint, dürüst ve şeffaf bir yaklaşımı teşvik etmekte olup; iyi niyetle içten kaygılarını dile getiren herhangi bir çalışanını ya da Wellpoint adına hareket eden bir kişiyi desteklemektedir ve bildirimleri gizli tutmaktadır. Hiçbir çalışan Etik Kurula yapmış olduğu Etik Kural ihlali olduğuna inandığı bir bildirim nedeniyle baskı veya cezalandırmaya tabi tutulamaz, Etik Kurulun yazılı oluru alınmadan görev kapsamı veya yerinde bu nedenle bir değişiklik yapılamaz.
Bildirim yapan kişinin, bu tür bir muameleye maruz kalması durumunda bunu Etik Kurul’a iletmesi gerekmektedir.
Mal ve hizmet alınan firma ya da iş ortaklarının da çalışanlarına Etik Kurallar ile ilgili düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarını teşvik etmesi gerekmektedir. Bu husus yapılan sözleşmelerle de garanti altına alınır.
10. Politika İhlalleri
Politikaya aykırı olan veya olma ihtimali olan durumlarda, konu Etik Kurul üyeleri tarafından incelenir ve uygunsuz davranışların tespiti halinde gerekli yaptırımlar uygulanır.
Mal ve hizmet alınan ve satılan firmalar veya Wellpoint adına görev yapan kişi ve kuruluşlarla ile yapılan sözleşmelerde Politika’ya aykırı davranış, tutum ya da faaliyet bulunduğunun belirlenmesi durumunda çalışmaların/ yürürlükteki sözleşmelerin Wellpoint tarafından haklı sebep ile tek taraflı olarak sonlandırılacağına dair hükümlere yer verilir ve Politika ihlali durumunda da istisna yapılmaksızın bu hükümler uygulanır.
